Teljes körű irodatechnikai megoldások vállalkozásoknak – Xerox nyomtatók, multifunkciós gépek, bérlés, értékesítés és szakszerviz országos lefedettséggel

A megfelelő nyomtató kiválasztása ma már nem csupán technikai kérdés, hanem üzleti döntés is. Egyre több vállalkozás ismeri fel, hogy az irodai nyomtató bérlés sokkal kiszámíthatóbb és rugalmasabb megoldást kínál, mint a saját eszközök megvásárlása. Ahelyett, hogy egyszeri, nagy beruházási költséggel terhelné a céget, a bérleti konstrukció fix havi díjjal működik, amely minden fontos elemet tartalmaz: az üzemeltetést, a karbantartást, a szervizt és a kellékanyag-ellátást is.

Az irodai működés egyik kevésbé látványos, mégis kritikus része a dokumentumkezelés. A nyomtatók, másolók és multifunkciós eszközök nap, mint nap dolgoznak a háttérben: szerződések, számlák, jelentések, marketinganyagok és belső dokumentumok készülnek rajtuk. Amíg minden rendben működik, szinte észrevétlenek maradnak. Amikor azonban kifogy a toner, hiba lép fel, vagy leáll egy kulcsfontosságú berendezés, az azonnal érezhető fennakadást okozhat a munkában.

A modern irodatechnikai rendszerek egyik legnagyobb előnye éppen az, hogy képesek ezeket a problémákat megelőzni. A nyomtató távfelügyelet olyan intelligens háttérrendszert jelent, amely folyamatosan figyeli az eszközök állapotát, és automatikusan jelzi – vagy akár kezeli – azokat a helyzeteket, amelyek korábban manuális ellenőrzést és külön adminisztrációt igényeltek.
Az ilyen rendszerek egyik ismert példája az E-SMart Solutions, amely egyfajta „láthatatlan asszisztensként” működik az irodai nyomtatási infrastruktúra mögött.
 

A nyomtatás sok vállalkozásnál magától értetődő háttérfolyamat, ezért ritkán kerül fókuszba. Amíg a gép működik, kevesen gondolkodnak azon, hogy valójában mennyibe kerül az üzemeltetése. A költségek nem egyetlen nagy számlában jelennek meg, hanem apró, folyamatos tételek formájában: kellékanyagok, karbantartás, szerviz, kiesett munkaidő. Ezek együtt azonban hosszú távon komoly terhet jelentenek, különösen akkor, ha nincs pontos rálátás arra, mennyi egy nyomat vagy egy havi nyomtatási volumen valós költsége. A következőkben megvizsgáljuk, milyen előnyökkel járhat a nyomtatóbérlés, ha a vállalkozás a működés kiszámíthatóságára és az üzembiztonságra kívánja helyezni a hangsúlyt.